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lunes, 29 de abril de 2019

Tarea resuelta de GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Abril-Agosto 2019

Actividad de aprendizaje:Ponga en practica sus conocimientos y desarrolle las siguientes actividades, a fin de
reflexionar y afianzar su aprendizaje en cuanto a los fundamentos generales de la
administración de documentos y su conservación en formatos digitales.
Tema de la tarea:Planificación estratégica para establecer un sistema de archivo manual y electrónico.
Organización y recursos para el archivo de correspondencia.
Competencia a la que aporta la actividad:Desarrolla una visión general de los archivos. Comprende la importancia de su
correcto uso, gestión y disposición para las organizaciones.
Orientaciones metodológicas (estrategias de trabajo):a. Revise el texto básico y guía didáctica referente al Capítulo 1
“Administración de Documentos: un reto para las instituciones”, Capítulo
3 “Visión general de los archivos manuales y electrónicos” y Capítulo 4
“Organización y recursos para el archivo de correspondencia y manejo
de datos” para realizar la primera y segunda parte de la tarea.
b. Para el desarrollo de su tarea revise el material disponible en consultas
web provenientes de fuentes de calidad (recursos digitales y bases de
datos científicas de la Biblioteca Virtual UTPL) y recursos académicos
abiertos proporcionados en el EVA.
c. Analice cada literal de su tarea y la extensión que deberá cumplir por
pregunta. Ejm. (Extensión: 2 párrafos)
d. Ilustre la tarea donde se solicita
e. Suba su tarea al EVA en las fechas establecidas
f. El valor de la tarea es de 6 puntos

g. No se aceptan copias textuales de Internet, faltas de ortografía y erratas
en la redacción.
h. Para la estructura y contenido del informe final utilice Normas APA (sexta
edición)
Interrogantes de la actividad planteada:
PARTE I: Fundamentos generales de la Administración de Documentos
1. Al culminar el estudio del primer bimestre de la asignatura reflexione los
conceptos aprendidos y realice un esquema conceptual, en el que defina
basado en su criterio, los siguientes términos:
● Administración de documentos
● Documento
● Archivar
● Expediente
● Archivo
● Sistema de archivo manual
● Sistema de archivo electrónico
● Ciclo de un documento
● Documentos vitales
● Documentos importantes
● Documentos útiles
● Documentos no esenciales
● Ética de la información
● Digitalización de documentos
● Expediente electrónico
● Reglas para codificar y archivar alfabéticamente
● Acrónimo
● Síndico y sociedad anónima

PARTE II: Organización de bases de datos manuales y electrónicas.2. Lea el siguiente caso de estudio y conteste las interrogantes planteadas:
Industrias Mamá Tere es nueva en la ciudad de Quito, al organizar sus oficinas
contratan a Rosario Pineda, secretaria, quien deberá archivar y localizar todos
los documentos existentes hasta la fecha, la señora Pineda quiere organizar el
sistema manual y actualizarlo empezando a llevar bases de datos electrónicas.
Para iniciar, analizó todos los procedimientos y la forma de organización de los
archivos manuales existentes. Encontró lo siguiente:
● Cada gaveta tiene su rótulo
● Hay una guía por cada letra del alfabeto
● Los expedientes están archivados al frente de la guía correspondiente
● Las carpetas se rotulan a mano
● En los expedientes los clientes conservan facturas, órdenes de compra,
conduces, notas de crédito, copias de cheques, cartas y otros documentos
en orden de fecha, el más reciente al frente.
● Los rótulos de algunos expedientes no se pueden leer fácilmente debido
a que los papeles que aquellos contiene sobresalen unos de otros y los
tapan.
a. Evalúe y haga sus recomendaciones a la señora Pineda.
b. ¿Qué aspectos se deben considerar al seleccionar el equipo y los
materiales para los archivos de correspondencia? (Extensión: 2
párrafos)
c. ¿Qué aspectos básicos deben cumplir los formularios? (Extensión:
2 párrafos)
d. ¿Cuáles son los principales aspectos a considerar si debe convertir
las bases de datos y formularios en electrónicos? (Extensión: 3
párrafos)
e. ¿Qué medios de almacenaje externos le recomendaría utilizar?
(Extensión: 2 párrafos)

f. ¿Qué ventajas tiene el uso de formularios comerciales? (Extensión:
2 párrafos)
g. Tomando en cuenta la importancia de la planificación y los aspectos
que se deben considerar antes de establecer un sistema de archivo.
Realice un ejemplo de identificación de expedientes de clientes de
forma manual, de acuerdo al siguiente sistema de clasificación:
1. Alfabético por el nombre de los clientes
2. Sistema alfabético por asunto
3. Sistema alfabético por zona geográfica
4. Sistema numérico
h. Escanee sus expedientes y adjunte a la tarea.
Retroalimentación:El informe debe contemplar todos los apartados que se solicitan y evidenciar que se
realizó el proceso de investigación. Las afirmaciones que se incluyan deben estar
suficientemente fundamentadas y se debe apreciar el aporte reflexivo y analítico del
estudiante, no se aceptan copias textuales de Internet, ni de otra fuente bibliográfica,
para ello deberá citar correctamente de acuerdo a las Normas APA sexta edición.
Rúbrica de evaluación:
Criterios /Valor ADECUADO
0.75 pts
A MEJORAR
0.5 pts
INADECUADO
0.1 pt
Originalidad: El trabajo
corresponde a una creación
propia de su autor/autora y no
constituye la adaptación/ copia
de otros del mismo tipo
Pertinencia: el resultado final
está 100% relacionado a los
contenidos de la asignatura
y demuestra el aprendizaje
obtenido.
Claridad: la estructura del
texto y de las ideas hacen el
mensaje comprensible